■ 第40回全国大会 予稿集 ■
(Keyword = イントラネット,企業実務)
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企業実務におけるイントラネットの効果
 
 
The Effect of the Intranet on the Work Style in the Offices
 
 
 
涌田幸宏 Yukihiro Wakuta
神山卓也 Takuya Kamiyama
 
 
 
 
1.はじめに
 本研究は,企業内イントラネットによる,業務の手順の変化と効果とをアンケート調査によって実証的に調べたものである.アンケートは多岐に渡るため,本稿では第一弾として,業務の局面毎に対面打ち合わせと電子メールとの選択比率及び理由について検証する.実験計画としては,神山の知己 210名にアンケートを送り、有効回答の48人を標本母集団として分析した.業務の局面としては,@根回し,A打ち合わせ準備,B1対1の打ち合わせ,C複数間の単純な打ち合わせ,D資料を要する複雑な案件の複数間打ち合わせ,E遠隔地事業所との打ち合わせの6局面を選んだ.この6局面毎に,face to faceの対面,電子メール単体,対面・メール併用のどの情報伝達手段を選んだか回答して貰い,さらに各々選択理由として,(1) 認識共有化のため,(2) 心象を良くするため,(3) その他(具体的に)の理由を選んで貰った.
 なお,本稿はあくまでも筆者両名の個人研究によるものであり,各々の所属組織は本稿の内容については免責である旨,予め明記しておく.
 
2.電子メールによる電話代替
 オフィスに電子メールが導入されているという回答は全体の95.8%であり,従来電話を用いていた業務が電子メールで代替されたとする回答はその内の93.5%であった.代替されたとする回答の内,その理由は,不在時の照会応答が可能なためが86.1%,記録に残り,言った言わないの議論を避けられるためが67.4%,その他が32.6%であった(複数回答可).
 
3.局面毎の情報伝達手段の概略
 図1を見ると,業務の局面毎に情報伝達手段の選択状況が大きく異なることが分かる.根回し局面や資料を要する複雑な案件の複数間打ち合わせでは対面を選ぶ場合が多いのに対して,遠隔地事業所との打ち合わせでは併用はあっても対面のみを選ぶのは0%である.これ程極端な差が無い場合の選択比率の差について,有意水準5%で割合の差の検定を行ってみた.
 
 1対1の打ち合わせと複数間の単純な打ち合わせとの間での対面のみの選択比率差については,臨界値は±10.9%であり,比率差は 2.1%であるため棄却域に落ちない.電子メールのみについては臨界値は±20.1%であり,比率差は−12.5%であるため棄却域に落ちない.したがって,対面のみでも電子メールのみでも,その比率に統計的に有意な差は無い.次に,複数担当者間の簡単な打ち合わせと,資料を要する複雑な打ち合わせとの間で比べてみた.対面のみの選択比率差については臨界値は±16.0%であり,比率差は−50.0%であるため棄却域に落ち,統計的に有意な差である.一方,電子メールのみについては,棄却域は±15.9%であり,比率差は60.4%であるため棄却域に落ち,やはり統計的に有意な差である.したがって,同一事業所内での打ち合わせの場合には,出席者の人数による情報伝達手段選択の差は無いが,その複雑さの度合いによっては差があることが分かる.
 
4.根回し局面での選択理由
 図2は,根回し局面での情報伝達手段選択理由を示すグラフである。他の局面でも同じであるが複数回答可としたため,合計は 100%を超え得る.根回し局面では,対面のみを選んだ場合の理由に心象強化が多いことが分かる.この場合のその他の理由としては,相手の反応を確かめたいためというものが多かった.一方,併用を選んだ場合のその他の理由としては,ケースバイケースというものが多数であった.
 
5.打ち合わせ準備局面での選択理由
 
 
 図3は,打ち合わせ準備局面での情報伝達手段選択理由を示すグラフである.対面のみを選んだ場合よりも,単独であれ併用であれ電子メールを選んだ場合の方が,認識共有化を理由とする比率が高い.この局面では,いずれの場合でも心象強化の理由がほとんど無いことが,根回し局面との大きな相違である.電子メールのみを選んだ場合のその他の理由は主として効率的だというものであった.併用の場合のその他の理由は根回し局面同様,ケースバイケースというものが主流であった.
 
6.1対1の打ち合わせ局面での選択理由
 図4は,1対1の打ち合わせ局面での情報伝達手段選択理由を示すグラフである.この局面でも,いずれの場合でも心象強化の理由はほとんど無い.対面のみを選んだ場合の選択理由は 100%がその他であり,話の方が早いというものが多かった.単独・併用共に電子メールを選んだ場合の
 
 
理由で認識共有は2〜3割であり,やはりその他が多かった.電子メールのみの場合でのその他の理由は,効率的であるためと,記録に残るためが多かった.併用の場合のその他の理由は,他の局面同様,ケースバイケースというものが最も多かった.
 
7.複数間簡単打ち合わせ局面での選択理由
 
 
 図5を見れば,この局面でも,いずれの情報伝達手段においても心象強化は理由になっていないことが分かる.対面打ち合わせを選んだ場合の選択理由は認識共有が圧倒的に多く66.7%もあるが,それ以外の場合には認識共有は4割程度の比率しかない.電子メールのみを選んだ場合のその他の理由は効率的であるためが最も多く,併用がケースバイケースであるのも他の打ち合わせ局面と同様である.
 
8.要資料複雑打ち合わせ局面での選択理由
 
 この局面でも,心象強化がほとんど理由になっていない点と,認識強化が理由である比率が
 
対面のみの方が44.4%と他の情報伝達手段よりも高い旨は,他の打ち合わせ局面と同様である.対面のみを選んだ場合のその他の理由としては,資料を電子媒体で扱うことの面倒さや技術的困難性が主なものであった.一方,併用を選んだ場合のその他の理由は他の局面同様,ケースバイケースであるというのが最も多かった.
 
9.遠隔地事業所のとの打ち合わせ局面での選択理由
 
 
 図7は,遠隔地事業所との打ち合わせにおける情報伝達手段選択理由である.先述のごとくこの局面では対面のみを選んだ回答者が全くいないのが大きな特徴であり,出張に伴う直接的な費用と機会費用との節約効果があることが分かる.この局面だけは理由の選択肢を増やしたが,電子メールのみの場合,選択理由の80.7%は出張による機会費用削減効果である.また,対面と電子メールと併用している場合でも38.5%は機会費用削減であるため,出張回数が減っているか,あるいは,回数が同じでも情報伝達量が増えている旨が分かる.さらに,併用派中の15.4%はTV会議を使える旨を理由として選んでいるため,会議はしていても出張していない可能性が高い.筆者(神山)の実務体験としても遠隔地事業所との打ち合わせは電子メールとTV会議と電話で済ませていたことがあり,出張旅費,移動時間分の機会費用が不要だった.情報通信技術,特に電子メールの進展により距離の差が縮められる旨のマスコミ報道は,企業内実務でも実証されたと言えると思う.その他の理由が挙がった中でも,電子メールのみの場合には時間の節約というものなどがあるがこれは実は機会費用の削減にほかならず,この回答者にはこの用語の概念が無いために本来機会費用に回るべき回答がその他に回ったものと推測する.併用派におけるその他の理由としては,他の局面同様ケースバイケースが最も多いが,できる限りメールにしている旨の回答があったため,やはり出張回数は減っていることになる.
 
10.まとめと今後の課題
 イントラネットを導入した企業における電子メールの活用については,打ち合わせの局面毎にその利用比率も理由も異なることがこの調査で分かった.根回し局面では心象強化などの必要性から対面交渉が欠かせないことが分かった.このことは,今回の調査目的外だが,通信革命後でも対面営業のニーズが残るであろうことを示唆すると思う.打ち合わせ実施局面では心象強化にニーズが無く,打ち合わせ参加人数による情報伝達手段選択状況の差は無く,電子メール活用による打ち合わせの削減効果があることが分かった.ただし,資料を要するような複雑な打ち合わせでは電子メールでは対面打ち合わせを代替できない場合がある旨も観察した.
 一方,遠隔地事業所との打ち合わせにおいては電子メールの普及によって打ち合わせを大幅に代替できる旨も観察でき,情報通信革命が距離の差を縮めていることを俗説としてではなく実証的に観察できた.このことは,情報通信産業と交通業界とが市場で競合産業と化すことを示唆するものであると共に,機会費用も含めての費用面での削減効果があることを示している.
 今後の課題としては,今回のアンケート調査の他の回答項目〜添付データ利用状況,同報機能の利便性,電子掲示板機能の活用法,紙帳票削減効果など〜に関する分析が残っているので,残る観点からの分析を進めていきたい.
 
参考文献
 
1.Carlson, J., & Zmud, R. "Channel Ex-pansion Theory and the Experimental Nature of Media Richness Perceptions",Academy of Management Journal, Vol.42,No.2, 1999, pp.153-170.
2.向日恒喜・宇井徹雄「企業組織におけるコミュニケーション・メディアの選択に関する研究」(『オフィス・オートメーション』,Vol.20,No.1,1999),pp.80-86.
3.佐藤 修「電子メールの情報伝達能力についての諸理論」(『オフィス・オートメーション』, Vol.20, No.1,1999),pp.26-  33.
4.野々山隆幸・佐藤 修・水尾順一「企業情報化の現状と効果マッピング」(『オフィス・オートメーション』,第39回全国大会予稿集,1999),pp.184-187.
 
 
 
 
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